CHANGE MANAGEMENT

A.    APA ITU CHANGE MANAGEMENT?

Change management atau manajemen perubahan merupakan serangkaian proses yang digunakan untuk memastikan bahwa perubahan strategis yang signifikan dalam organisasi bisa terlaksana dan dilakukan secara terkontrol. Perubahan ini bisa berhubungan dengan berbagai aspek, mulai dari arah, struktur, dan kemampuan untuk melayani permintaan pasar, pelanggan, dan pekerja yang selalu berubah.

Manajemen perubahan juga bisa dikatakan sebagai sebuah wujud pendekatan melalui proses untuk mengubah individu, tim, ataupun organisasi agar kondisinya lebih baik dibandingkan sebelumnya.

B.     PENGERTIAN CHANGE MANAGEMENT MENURUT AHLI

Beberapa ahli membuat pengertian secara khusus terhadap manajemen perubahan, diantaranya :

1.      Prof. Dr. J. Winardi

Prof. Dr. J. Winardi menyampaikan bahwa manajemen perubahan adalah upaya yang ditempuh oleh manajer untuk mengatur perubahan secara efektif, dimana diperlukan pemahaman mengenai motivasi, kepemimpinan, konflik, kelompok, dan komunikasi.

2.      Nikhols

Nikhols berpendapat bahwa manajemen perubahan bisa dibagi menjadi tiga. Diantaranya yakni :

·         Manajemen perubahan, tugas pengelolaan perubahan yang akan dilakukan, baik itu perubahan yang direncanakan maupun perubahan yang tidak direncanakan.

·         Manajemen perubahan, praktik area profesional, dimana praktisi dalam bidang manajemen perubahan disebut dengan Agent of change.

·         Manajemen perubahan, yaitu suatu ilmu yang di dalamnya terdiri dari model, metode, teknik, alat, dan keterampilan, yang kemudian digunakan sebagai dasar dalam praktek perubahan organisasional.

 

3.      Wibowo (2011 : 193)

Wibowo mengatakan bahwa manajemen perubahan adalah sebuah proses sistematis dalam penerapan pengetahuan, sarana, dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses perubahan tersebut.

4.      Kotter (2011)

Kotter mengatakan bahwa manajemen perubahan adalah suatu pendekatan untuk mengubah individu, tim, dan organisasi kepada kondisi masa depan yang diinginkan.

5.      Holger Nauheimer (2007)

Holger Nauheimer menyampaikan bahwa manajemen perubahan dapat digambarkan sebagai proses, alat, dan teknik untuk mengatur proses perubahan pada sisi orang untuk mencapai hasil yang diperlukan dan untuk merealisasikan perubahan secara efektif melalui agen perubahan, tim, dan asisten yang lebih luas.

C.     TAHAPAN UNTUK MENCIPTAKAN CHANGE MANAGEMENT

Menurut Kotter’s ada beberapa tahapan untuk menciptakan perubahan utama, sebagai berikut :

·         Membangun rasa urgensi. Artinya membantu orang lain melihat perlunya perubahan dan pentingnya tindakan.

·         Menciptakan panduan koalisi. Pastikan ada satu kelompok yang powerfull untuk membimbing perubahan, dengan keterampilan kepemimpinan, bisa untuk tindakan, kredibilitas, kemampuan berkomunikasi, otortas dan kemampuan analisis.

·         Mengembangkan visi dan strategi. Memperjelas bagaimana masa depan akan berbeda dengan masa sebelumnya. Bagaimana membuat rencana menjadi realitas di masa depan. Menciptakan visi untuk membantu perubahan.

·         Mengkomunikasikan visi perubahan. Pastikan seluruh anggota mengetahui dan menerima perubahan visi dan strategi.

·         Memberdayakan aksi broad-based. Hapus sebanyak mungkin hambatan sehingga dapat mewujudkan visi menjadi kenyataan. Mengaktifkan orang lain untuk bertindak sesuai dengan visi dengan menyingkirkan hambatan.

·         Membangkitkan kemenangan jangka pendek. Buat beberapa perubahan yang terlihat, menjelaskan kesuksesan secepat mungkin, mengakui dan menghargai orang-orang yang membuat kemenangan dalam organisasi.

·         Anchoring pendekatan baru dalam kebudayaan. Berpegang teguh pada cara-cara berperilaku baru dan pastikan setiap anggota berhasil sehingga mereka menjadi bagian dari budaya kelompok. Ciptakan kinerja kerja yang lebih baik.

 

D.    PROSES MANAJEMEN PERUBAHAN

Ada lima tahapan dari proses manajemen perubahan, diantaranya :

1.      Identification

Tahap pertama yang harus dilakukan untuk melakukan change management adalah identifikasi. Ada beberapa hal yang harus diidentifikasi, mulai dari permasalahan yang sedang dihadapi, apa rencana sebelumnya, apa rencana yang akan dilakukan di masa depan, apa kesimpulan yang bisa diambil, serta pembuatan konsep dari perubahan yang akan dilakukan ke depannya.

2.      Presentation

Tahap kedua yakni presentation. Dalam tahapan ini ada beberapa hal yang harus dipresentasikan. Mulai dari proses yang akan dilakukan ke depannya, informasi apa yang sudah didapatkan, apa saja resiko yang mungkin terjadi di masa depan, dan berapa biaya yang dibutuhkan untuk melakukan perubahan. Pastikan anda mempresentasikan dengan lantang agar seluruh karyawan atau anggota dari organisasi atau bisnis kamu mengerti.

3.      Planning

Tahap ketiga yakni planning. Dalam tahap perencanaan ini, anda dan tim anda harus bisa mendeklarasikan langkah yang jelas yang akan ditempuh ke depannya. Selain itu, anda juga perlu menganalisis setiap langkahnya. Selanjutnya, mengukur apakah setiap langkah yang dibuat mampu dicapai, dan proses terakhir yakni membuat perlawanan terhadap apa yang mungkin menjadi hambatan di masa depan.

4.      Evaluation

Tahap keempat dari proses change management adalah tahap evaluation atau evaluasi. Pada tahap ini, cobalah untuk melakukan evaluasi terhadap proses identifikasi, pengumpulan data yang didapatkan, penemuan apa yang ditemukan, rencana apa yang akan dilakukan, dan membuat laporan.

5.      Communication

Tahap terakhir dari proses change management adalah communication. Pada tahap ini anda harus melaporkan kepada seluruh tim mengenai apa yang akan dijalankan ke depannya, identifikasi apa saja masalah yang ada, sampaikan apa saja yang menjadi rencana ke depannya, membuat seluruh karyawan anda menyesuaikan diri dengan rencana ke depan, dan melakukan majemen terhadap seluruh aspek yang direncanakan.

E.     FUNGSI CHANGE MANAGEMENT

Change management ternyata juga memiliki banyak fungsi yang sangat menguntungkan bagi keberlangsungan bisnis, berikut ini fungsinya :

·         Meningkatkan kemungkinan terpenuhinya tujuan proyek.

·         Membantu perusahaan atau organisasi tetap sesuai jadwal.

·         Memungkinkan perusahaan agar tidak melebihi anggaran.

·         Meningkatkan ROI atau laba perusahaan.

·         Membantu mengadopsi perubahan lebih cepat, lengkap, dan terampil.

·         Membantu anggota dalam organisasi atau perusahaan tetap terlibat dalam perusahaan meskipun berada dalam perubahan yang mengganggu.

·         Memberikan pemahaman mengapa diperlukannya perubahan.

 

F.     MANFAAT CHANGE MANAGEMENT

Setelah mengetahui beberapa pengertian menurut para ahli, anda juga perlu mengetahui beberapa manfaat dari adanya change management ini, diantaranya :

·         Perubahan pada change management adalah proses yang direncanakan akan bermanfaat dari perubahan ini dapat diketahui sebelum penerapannya dan berfungsi sebagai motivator serta penilaian terhadap kemajuan yang diinginkan.

·         Organisasi atau perusahaan dapat erespon lebih cepat terhadap pemintaan pelanggannya.

·         Membantu menyelaraskan sumber daya yang ada.

·         Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan perubahan.

·         Meminimalisir perubahan yang tidak berhasil.

·         Memungkinkan organisasi menilai dampak dari keseluruhan perubahan.

·         Proses change management menyediakan cara untuk mengantisipasi tantangan lebih efisien.

·         Membantu mengendalikan dan mengelola biaya pada perubahan yang diinginkan.

·         Meningkatkan laba atas investasi (ROI).

·         Menciptakan peluang untuk pengembangan-pengembangan kepemimpinan dan pengembangan tim perusahaan.